若被時間追著跑,可是會讓人變老變醜呦 文:馮云

 

我常常被問到這個問題:為何可以同時做那麼多的事?
三間公司的營運管理,加上要充足的睡眠,持續的運動,自己親自煮早晚餐,還擔任廣告導演,還要寫文經營粉絲團,最近還開始youturber……其實這一切來自於我很久前就知道的一件事:時間管理很重要,很重要,很重要(因為真的很重要所以就寫三遍嘍~)
除了很重要以外,時間管理還需要花時間體力精力去學習和練習的,絕不是與生俱來的能力,可能有人有天份又知道這時間管理能對自己帶來很多好處,就學得快又順,有些人不懂時間管理是一個要學習的重要技能,所以一輩子都在被時間追殺(這種日子不好過啊)。
時間管理要怎麼學習呢?除了可以多看相關書籍,也可以去上課,我也建議去參加幾次鐵人賽~我這些年養成的飛快的工作速度與腦袋運轉速度絕對和我參加了十幾年的鐵人賽脫離不了關係。還記得比賽前長達好幾個月的訓練期,還需要多次練習從海裡游泳起來脫防寒泳衣的速度,穿單車卡鞋和戴安全帽風鏡的速度…這些都讓我感覺到時間飛快的在跑,『快』感受到了,這才能閱讀到『慢』的美。  是啊,什麼事情都是相對的。

 

我在演講的時候,特別喜歡加入時間管理的主題,因為我認為這是人生成功要美滿的根基,有了好的時間管理,才有機會好好享受人生啊~不會遲到,總是優雅的來去,自由選擇用最精省的時間賺進你想要的金錢,在對的時間吃好吃的食物,睡好覺,最有效率的運動…這樣不是很好嗎?

如果自己的時間無法管理有效運用,人生真的不太容易變好。我光想到都會感到頭痛,被時間追著跑的負面能量,那些焦躁不安的情緒都是毒素,自己活得不好,也會拖累團隊(或家庭)其他人,久了沒有人會喜歡你,連你自己也都不會喜歡總是遲到遲交被人催促的自己…這些壓力有形無形一直發生,漸漸的就會壓垮身體,讓身心都加快變老變醜。

 

所以沒有時間觀念的人,就算每天吃好睡飽了,也用很多精油植物油,喝花草茶這些好能量來保養也是效果有限,因為遲到遲交的毒素就像是一根根利箭射過來,『一邊在療傷,另一邊又有一堆箭射過來』怎麼好得起來呢?~所以將時間管理好,紮好這個馬步,生命將會輕鬆愉快很多呦!

 

排除凌亂管理   以下文摘自箱田忠昭《提早完成工作,準時下班 74種最容易上手的時間管理技巧》

沒有人生目標的人很難找出工作的價值。

他們隨便找一個可以糊口的工作,心裡想著:「那件事非做不可,但是好麻煩」,就這樣毫不在意的把應該做的事情往後延宕。我想各位都明白,這時工作態度已經跟個人的「人生目標」產生關聯了。

「那件事非做不可」、「這件事一定得辦」等等,被工作追著跑的情況,我稱之為「凌亂管理」,也就是混亂地想到什麼就做什麼。如果因為不得不做,而胡亂地完成手邊的工作,將會產生兩種後果:

  • 沒有成果:只是因為突然想到而著手進行手邊的工作,這樣是看不到工作的成效。另外,所謂工作成果,有時指的是集中注意力完成一件事所得到的結果。投注心力在一件事並完成這件事,這也可以說是幹勁的來源。完成工作的成就感,就是幹勁的來源,因此,希望各位能夠避免凌亂的處理手邊的工作。
     
  • 壓力升高:凌亂管理會產生「什麼時候才會做得完哪」、「又丟一份工作給我,我自己都已經夠忙了」等焦躁不安的情緒。
     

這時,你的壓力指數也會越來越高。當然,在這樣的工作情況下,不可能對身心產生正面的影響。
所以,必須設法減低壓力。那麼,該如何脫離凌亂管理,並維持在適當的壓力水準呢?

 

1.制定工作的先後順序
你必須訓練自己.經.常.思.考.工作處理的優先順序,而不是漫無計畫地消耗時間。
總之,最重要的就是要經常要問自己:「現在應該做什麼?

管理學大師彼得杜拉克(Peter Drucker)提出成功者的三個條件。
 

  • 做得比別人快(量)
  • 做得比別人好(質)
  • 做現在該做的事(優先順序)
     

其中又以第三項最重要。先認清楚現在應該做的事,然後確實決定工作進行的優先順序。
「凌亂管理」、總是做些「瑣碎小事」,或是眼前所看到的工作,重要的工作卻根本沒時間做,這是本末倒置,一定要避免這種情況。

至於該如何制定優先順序,有以下兩個步驟:
 

  • 先列出今天應該進行的工作項目:在前一天完成這件事。總之,先把該做的、想做的事寫下來,這就是所謂的「工作清單」。
  • 將此工作清單中的項目分為二大類:其中一類是會花費十五分鐘以上的大工作,例如:寫企畫書或做報告等。另一類就是五分鐘到十五分鐘之間,可以完成的瑣碎小事。例如:打電話給山村商店、寫感謝函給東西商事等等。前者稱為「大工作」清單,後者稱為「小工作」清單。

每天完成五到六件大工作就可以了,沒有必要全部做完。因為在公司上班經常會遇到突發狀況,或者召開臨時會議等,事實上是不太可能全部都完成,所以更要設定優先順序,在工作場合中,不是每件事都能夠如自己的預期完成,所以必須優先處理重要的工作。因此「大工作」清單一定得按照優先順序排列。換句話說,「在工作項目前面標號碼」是必定鐵則。
早上進入公司之後,按照號碼逐一完成工作,這麼一來就可以優先完成順位在前的工作。至於小工作就利用「零碎時間」完成。

 

2.喜樂圓.的工作要往後延
其實我們都有將優先順序高的工作往後延的傾向。如果每個人都能夠不斷地完成優先順序高的工作,公司的生產率將會提升,公司也會不斷地賺錢、成長。然而,人們總是不太願意碰觸優先順序高的工作或重要的工作。因為,大工作就如同字面所示,是相對大型的工作,所以必須耗費較多的心力才能夠完成。準備資料或數據的工作多半很麻煩。人們總是傾向於延後處理困難的、累人的工作,這是很自然的現象。

下次再做吧,明天找時間再做就好等,總是如此為自己找藉口。相反的,人們傾向於先做「喜樂圓」工作,所謂「喜樂圓」工作指以下三種類型的工作。
 

  • 喜:自己喜歡的工作
  • 樂:輕鬆快樂的工作
  • 圓:能夠順利圓滿完成的工作
     

「小工作」清單中的工作可說幾乎都是「喜樂圓」的工作,從這裡就可以判斷一個人是不是一個有能力做事的人。也就是說,逐一完成大工作的人就是「有能力」的人;至於只做小工作,也就是只做「喜樂圓」工作的人,就是沒有能力的人。因此,我們必須養成將「喜樂圓」工作往後延、先完成優先順序高的工作的習慣。

 

3.有效運用零碎的時間

雖然我們已經確實決定好處理工作的先後順序,不過總是會在無意中多出一些「零碎時間」。例如:你去拜訪客戶。但是,這時對方卻說:「山本先生,不好意思。我們課長剛好外出趕不回來,大概二十分鐘之後才會回到公司。」即便你已經決定好優先順序並排入行程當中,但是這是對方發生的臨時狀況,所以你完全無法事先預防。或是,「會議延後十五分鐘開始」、「公司的業務車在路上突然遇到塞車,暫時無法回公司」等等,這些突發狀況都會產生無預期的零碎時間,或許每個人也都曾經經歷過一天發生二、三次的突發狀況,假設一次的突發狀況多出十五分鐘的零碎時間,三次就有四十五分鐘。萬一很不幸一天遇到四次,這一天就「浪費」了一個小時。假設一年的二百天當中,產生四次十五分鐘的零碎時間,一年就有二百小時的零碎時間。換句話說,如果每天工作八個小時,二百個小時就等於二十五天,也就等於一整個月的「零碎時間」,這樣的數據夠驚人了吧!

 

那麼,你又是如何運用你的零碎時間呢?

當我詢問參加研習課程的學員,發現在外面跑業務的人,甚至有人「去柏青哥店消磨時間」或是「去咖啡店喝咖啡」等,二十五天打柏青哥、二十五天喝咖啡,這樣的人生未免也太浪費了吧,比較好一點的是「確認下一個工作行程」或是「預習推銷員說話術的課程」等,這些大概就可以算是有效利用時間的人。

不過,你知道最佳的運用方式是什麼嗎?就是做些「本來就決定在零碎時間完成的工作」,也就是做「喜樂圓」工作,這麼一來就能夠有效利用十分鐘、十五分鐘的零碎時間,就像是訂機位時的候補名單,如果有候補名單的話,就算有乘客臨時取消機位而出現「空位」,也能夠立刻找到下一位乘客來遞補,零碎時間也是一樣。

依照著「事先排定的工作清單」,就可以立刻將零碎時間轉化為實際行動。
 

以上文摘自箱田忠昭著 《提早完成工作,準時下班 74種最容易上手的時間管理技巧》好書推推
後記:這本2008年出版的好書台灣已經絕版,好可惜啊….